A menudo suelo encontrarme con ciertas confusiones con términos habituales utilizados en BI. Algunos son sólo equivocos, otros en cambio se utilizan como sinónimos cuando en realidad no lo son.
El más típico es hablar de Kpi cuando en realidad se quiere decir medida. Una medida es un dato cuantificado, puede ser una medida originada en los datos de origen o bien calculada en el propio BI y representa el valor de un dato. Una Kpi (key performance indicator -Indicador clave de rendimiento-) por lo general es la comparación entre dos o más medidas e intenta ser un medidor del desempeño, aunque no tiene que ser siempre así, es el caso más habitual.
Una medida suele ser el importe de ventas y un Kpi típico puede ser el porcentaje de ventas sobre objetivos. Es decir que un Kpi pone en contexto a una medida, y ese detalle tiene suficiente importancia como para no confundirlo con una medida.
Las medidas suelen ser propias de un negocio mientras que los Kpi surgen de la estrategia. Un director general puede decidir por ejemplo que la marcha del negocio está directamente relacionada con el margen comercial, el aumento de ventas y el de costes. El director comercial en cambio puede desear medir el aumento del número de clientes, el porcentaje de venta sobre el objetivo marcado y el porcentaje de visitas comerciales que se transforman en una venta, mientras que el de atencion al cliente lo medirán por el aumento de la satisfacción de los clientes. Esos indicadores clave configuran el conjunto de Kpi de una empresa.
Los indicadores clave en un negocio no siempre son evidentes, ni muchas compañías son conscientes de cada uno de ellos, por falta de reflexión, por falta de una estrategia bien definida, por la propia cultura de empresa, por el estilo marcado desde dirección general o por falta de recurrir a un consultor experto en estas lides. Se da sobre todo en empresas medianas, suelen medirse datos que no forman parte de la estrategia, es decir datos sobre los que nadie tiene la responsabilidad en sus tareas y objetivos de mejorar.
Si nadie dentro de una compañía tiene el mandato de ampliar la cartera de clientes no servirá de mucho mostrarle un indicador que refleje este dato, por mucho que dirección piense que es importante. Esta disociación se ve con frecuencia, y por casualidad, cuando una empresa invierte en un proyecto de BI, y el consultor lanza un par de preguntas en alguna reunión, la empresa acaba por incorporar un primer paso para decidir los indicadores y Kpi que son importantes para cada empleado y departamento.
Muchas veces los clientes que compran BI quieren automatizar el proceso de entrega de información sin entender las ventajas que el sistema les puede ofrecer con esa información. Existe una gran distancia entre las empresas grandes y multinacionales frente a la pequeña y mediana empresa en la comprensión de lo que es y lo que puede ofrecer un sistema BI.
Los paneles y cuadros de mando suelen ser los destinados a mostrar los indicadores clave y ahí no tiene mucha cabida métricas adicionales. Otra de las confusiones clásicas es entender por iguales un cuadro de mandos con un informe. El proceso de lectura de la información debe ir desde una perspectiva más amplia a una de más concreta. Primero observamos la marcha general de lo importante determinado por los kpi, de la información clave, eso se plasma a poder ser en un único cuadro de mando, luego podemos tener varios informes que nos permitan tener una visión de cada métrica en cada dimensión e incluso un tercer nivel de profundidad donde observar el dato en detalle que originó la información de los informes.