Modos de utilización/licencias de PowerBI

Power BI es una aplicación en la nube de Azure, esto significa que la aplicación reside en los servidores de Microsoft y no puede ser instalada fuera de ellos. Este tipo de entornos tienen dos partes: los datos y la aplicación propiamente dicha. Mientras que el servidor de aplicaciones está en la nube, los datos pueden estar también en la nube pero también pueden residir en los servidores propios de cada empresa.

El acceso a los informes puede realizarse de diferentes formas y dependerá también de varios factores, como la licencia disponible, que cambia sustancialmente a partir de ahora. Para ello podemos poner diferentes escenarios.

Usuario individual

Power BI da acceso gratuito a un tipo de licencia que permite a cualquier persona crear informes mediante la aplicación de escritorio Power BI Desktop (gratuita) y publicar dichos informes y sus datos en el servicio localizado en la nube denominado Power BI Services. Los informes y dashboards son accesibles mediante la web de Power BI Services y mediante las aplicaciones de dispositivo (también gratuitas) disponibles: Windows, iOS, Android. Estos informes y dashboards no pueden compartirse, son propios del usuario individual.

Usuario empresarial

Se entiende como usuario empresarial, aquel que comparte informes y datos. Para poder acceder a este tipo de funcionalidad es necesaria una licencia Power BI Pro por cada usuario. De esta manera uno o varios usuarios crearán informes mediante Power BI Desktop, publicarán el contenido en Power BI Services, establecerán quien puede visualizar cada informe, crearán y compartirán los dashboards con los usuario o grupos deseados. El resto de usuarios accederán a la aplicación mediante la web de Power BI Services o mediante las aplicaciones para los diferentes dispositivos. Además, con esta licencia, el usuario dispone de opciones adicionales no incluidas con la licencia gratuita: exportar a PowerPoint, exportar a CSV/Excel, y la opción de analizar en Excel. Un usuario con la licena Pro no puede compartir informes y dashboard con otros usuarios con la licencia gratuita -este es uno de los principales cambios-.

Grandes empresas

Microsoft dispone a partir de ahora de una licencia denominada Power BI Premium (disponible a lo largo de junio de 2017) que permite un pago según una estimación del número de usuarios y tipo de usuarios (lectores o creadores de contenido). Esto permite que una gran empresa (más de 500 usuarios aproximadamente) pueda disponer de hardware dedicado en los centros de datos de Microsoft pero también puedan utilizar un servidor propio mediante un servidor de Power BI local denominado Power BI Report Server que permite que la aplicación y los datos estén ubicados en los servidores empresariales, sin ser necesaria la nube. En esta licencia las capacidades de Power BI aumentan pues se da soporte integrado a los informes de SQL Server Reporting Services.

Aplicaciones de terceros

Con la licencia Power BI Premium cambia la política que había hasta el momento de Power BI Embebed. Esta licencia también permite a desarrolladores de terceras empresas incluir los informes publicados en sus propias aplicaciones para ser ofrecidas a sus clientes, que son los que realmente consumen la información. De esta manera existirá uno o varios desarrolladores de informes mediante Power BI Desktop que subirán a la nube los informes y datos y éstos se incluirán dentro de la aplicación desarrollada. Esta aplicación puede ser web o móvil pero propia del desarrollador.

Las diferencias entre la aplicación de terceros y la del usuario empresarial básicamente son que en la segunda no es necesario que el usuario final se autentifique, puesto que es la propia aplicación del tercero quién lo hace y que el pago de las licencias no se realiza a Microsoft, se realiza al proveedor de la aplicación.

Polémica

La polémica ha surgido esta semana con los cambios en el modelo de licenciamiento. Básicamente por dos motivos: la eliminación de la capacidad de compartir informes y dashboards en la licencia gratuita y en el excesivo precio de las licencias Premium.

En la práctica muchos utilizaban la licencia gratuita para usuarios empresariales que no requerían editar informes y ahora (a partir de junio) deberán adquirir una licencia Pro para todos ellos.  Por otro lado el precio de la licencia Premium deja de lado a medianas empresas y desarrolladores que no pueden asumir el coste mínimo de 4.200 euros mensuales para aprovecharse de las ventajas de esta licencia.

Sin duda es un cambio considerable en la política de precios y pienso que no muy acertada dadas las lagunas que se intuyen. Muchas empresas medianas disponen de pocos usuarios con necesidad real en la creación y edición de informes y la mayoría son simples lectores, muchos de ellos ocasionales y no se acaba de entender que estas empresas puedan o justifiquen la necesidad de asumir el coste de un servidor dedicado, más si tenemos en cuenta la filosofía de la nube.

El mix de cantidad de datos, número de usuarios concurrentes, complejidad en el modelos de datos, utilización de R y necesidad de la frecuencia de actualización de información no está bien resuelto en este modelo de licenciamiento. En cuanto a las aplicaciones de terceros parece que Microsoft buscará soluciones intermedias según una entrada en el foro de Power BI de Miguel Martinez, administrador.